Журнал руководителя. Рекламно-информационное издание



03/166 май-июнь 2012 года
Ежедневник как инструмент эффективного тайм-менеджмента

Ежедневник не всегда используют по прямому назначению. Он может быть стильным бизнес-аксессуаром, блокнотом для случайных записей, местом хранения визиток. Так происходит потому, что не все знают правила работы с ним. В то время как ежедневник - это бизнес-инструмент, неотъемлемая часть системы планирования и эффективного использования времени.


В голове всего не удержишь

Когда речь заходит о планировании дел, некоторые люди объясняют, что они привыкли «держать все свои дела в голове». Возможно, часть из них действительно обладает прекрасной памятью. Однако в подавляющем большинстве случаев человек, утверждающий, что он может обходиться без ежедневника, просто лукавит или сознательно заблуждается.

Если дел немного, то проблемы нет. Но как только задач становится больше (сознание обычного человека может одновременно оперировать 7±2 объектами), часть из них забывается или вытесняется. И в ходе проведения тренингов по тайм-менеджменту этот факт легко подтверждается.

Насколько актуален ежедневник в век компьютерных технологий?

Даже при наличии таких конкурентов, как компьютер и смартфон,  ежедневник - самый предпочтительный способ фиксации намеченного.

Во-первых, ежедневник лучше всего подходит для формирования привычки эффективного планирования своих дел. Его не нужно включать и ждать загрузки. Он не несет в себе отвлекающих факторов (игры, электронная почта, социальные сети и другие страницы Интернет и т.п.). Он не требует подзарядки, прост и удобен.

Кроме того, потренировавшись на ежедневнике и сформировав с его помощью привычку эффективного планирования, можно легко переключиться на использование любого «гаджета».

Во-вторых, ежедневник является хорошо узнаваемым деловым аксессуаром. Наличие и использование ежедневника во время переговоров демонстрирует, что его владелец - человек, ценящий и планирующий свое время.

Презентабельный вид самого ежедневника, так же как и деловой стиль одежды, помогает подчеркнуть статус и произвести нужный эффект на собеседника.

В то время как использование ноутбука (или телефона) нередко вызывает ассоциации с отстраненностью их обладателя, особенно на совещании («Интересно он работает или «сидит» в какой-нибудь социальной сети?»).

В-третьих, все ежедневники и планеры рассчитаны на один год. Они способны создавать визуальный и кинестетический образ целого года жизни. Листая ежедневник, можно ощутить, сколько времени осталось до конца года и понять, на какие дела ушли предыдущие месяцы. Компьютеры и смартфоны в этом плане производят меньшее впечатление.

Какой ежедневник выбрать

При выборе ежедневника нужно ориентироваться на фактор личного удобства. Основные параметры, по которым ежедневники различаются между собой:

  • внешний вид и качество обложки;
  • цвет и качество страниц;
  • наличие закладки и/или специальных отрывных сегментов вверху или внизу для использованных страниц;
  • размер;
  • наличие дат на страницах;
  • объем и содержание справочной информации (часовые пояса, телефонные коды городов, таблицы размеров одежды, меры веса, календарь, географические карты и т.п.), а также место ее расположения (в начале или в конце ежедневника);
  • количество тематических разделов на каждой странице (временная лента, «для заметок», курс валют и т.п.)

Деловой ежедневник должен быть не только презентабелен с точки зрения статуса, но и приятен для его обладателя.

Размер зависит от того, где предполагается носить и хранить ежедневник, а также от планируемого количества записей. Маленький компактный ежедневник подойдет для того, чтобы носить его в кармане и всегда иметь под рукой. Ежедневник формата А5 можно хранить в портфеле или сумке, он вмещает достаточно большое количество пометок. В качестве ежедневника для рабочего стола, в котором делается много записей, можно выбирать формат А4.

Наличие закладки либо специальных отрывных сегментов (вверху или внизу) у использованных страниц позволяет быстро открывать текущую страницу ежедневника.

Наличие даты на страницах ежедневника дает возможность планировать дела в долгосрочной перспективе, но требует при этом умещать все задачи на определенный день в рамках одной страницы. Недатированный ежедневник позволяет отвести каждому дню как одну, так и несколько страниц, но при этом нельзя записать дела на определенную дату в будущем.

Содержание и объем справочной информации в начале или конце ежедневника, а также количество тематических разделов на его страницах делает работу с ежедневником более комфортной, поэтому выбирать нужно, ориентируясь на свои потребности и рабочие задачи.

Как работать с ежедневником

Ежедневник нужен для эффективного планирования дел. В нем фиксируются намеченные задачи, а по ходу выполнения они планомерно вычеркиваются.

Использование подобной схемы позволяет поднять продуктивность работы, однако этим не исчерпываются возможности ежедневника.

Максимальную пользу приносит не простое составление списка дел на день, а следование важным правилам тайм-менеджмента и использование их в работе с ежедневником:

  • правило ориентации задач на результат;
  • правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»;
  • правило бюджетирования всех задач по времени;
  • правило разделения всех задач на «слонов» и «лягушек»;
  • правило расстановки приоритетов выполнения задач;
  • правило делегирования и контроля выполнения задач.

Рассмотрим их более подробно.

Правило ориентации задач на результат

Задачи необходимо правильно формулировать, т.е. ставить в результативно-ориентированном виде. Лучше написать «узнать у Петрова результаты рассмотрения коммерческого предложения», нежели просто «позвонить Петрову».

Если звонок был сделан, а Петрова не оказалось на месте, то получается, что задача выполнена, но продуктивного результата нет.

Правило разделения всех задач на «гибкие» и «жесткие»

Существуют дела, «привязанные» к определенному времени (например, совещание, назначенное на 10 часов утра или деловая встреча в три часа дня), а есть дела, которые важно выполнить в определенный день, но не важно, в какое время. По этому принципу все задачи делятся на «жесткие» и «гибкие». Для грамотного расположения «жестких» и «гибких» задач в ежедневнике имеет смысл каждую страницу разделять на две части и отмечать «жесткие» задачи слева, где имеется линейка времени, а «гибкие» задачи справа.

Правило бюджетирования всех задач по времени

Все намеченные дела необходимо оценивать с точки зрения количества времени, которое потребуется на их выполнение. При этом в бюджет нужно закладывать и время на подготовку к их выполнению. Например, при планировании встречи важно учесть не только предполагаемую длительность встречи, но также и время нахождения в пути к месту встречи и обратно.

Бюджетирование, с одной стороны, помогает видеть «свободные окна» и грамотно их использовать, например, для отдыха, а с другой стороны, позволяет избежать перегрузки. Если бюджет времени загружен на 100%, это означает, что он, скорее всего, не будет реализован. Всегда есть вероятность, что произойдут какие-то накладки (например, встреча затянется, опоздает транспорт, не будет работать электронная почта и т.п.) или возникнут непредвиденные неотложные дела (например, срочная встреча, поломка автомобиля и экстренный ремонт и т.п.). Именно поэтому планировать нужно не более 70% времени, оставляя себе «место для маневра». А добиться этого можно, только проводя бюджетирование всех задач по времени.

В ежедневнике бюджет времени на каждую задачу указывается рядом с задачей. Например, «30 минут» или «2 часа». Удобно, когда бюджет времени отмечается ручкой другого цвета.

Правило разделения всех задач на «слонов» и «лягушек»

«Слоны» - это крупные и масштабные дела, выполнять которые нужно по частям (образно говоря «есть слона по кусочкам-бифштексам»).

«Слона» можно «съесть» как в виде серии логически последовательных задач, так и по методу «швейцарского сыра»: любые дела из списка задач, входящих в «слона», выполняют в произвольной последовательности, «выгрызая из сыра маленькие кусочки».

«Лягушки» - это мелкие и неприятные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрее.

Невнимание к задаче-«слону» чревато авралом, а несъеденная «лягушка» является причиной ухудшения настроения в течение дня.

В ежедневнике эти задачи можно обозначать, указывая их название полностью, либо сокращенно (в виде первых букв «С» и «Л»).

Правило расстановки приоритетов

Среди намеченных к выполнению дел имеются задачи с разной степенью важности. Начинать решение нужно с самой важной задачи, переходя далее к менее важной и т.п. Исключение составляют только мелкие неприятные дела - «лягушки». Их надо «съедать» в первую очередь, переходя затем к выполнению дел в порядке убывания важности.

В ежедневнике расстановку приоритетов удобно делать, обозначая каждое дело одной из трех латинских букв - «А» (самые приоритетные дела), «В» (менее важные и срочные дела) или «С» (дела, которые имеют наименьшую важность и срочность), либо буквами русского алфавита «А», «Б» и «В». Если имеется несколько задач одной категории, то между собой их можно разграничить как «А1», «А2» и т.п. Если все задачи одной категории примерно равны по своей значимости и важности, то их выполняют в произвольном порядке.

Для того чтобы определить важность дела, Брайан Трейси (1) рекомендует задать себе вопросы: «Что я получу в результате выполнения этого дела?», «К чему это приведет?», «Какие будут последствия?».

Правило делегирования и контроля выполнения задач

Все задачи нужно оценивать с точки зрения возможности их передачи для выполнения другому лицу и необходимости контроля их выполнения. Особое значение данное правило имеет для руководителей.

Но делегирование можно использоватьс и в виде личной договоренности или просьбы в семейных и дружеских отношениях, а также в формате покупки услуг.

В ежедневнике делегируемую задачу можно помечать сокращением «дел.» и указанием того, кому она будет поручена. Если задача требует контроля выполнения в течение дня, то рядом с задачей необходима пометка «контроль». Если задача должна быть выполнена к определенному времени, то рядом ставится и время, например, «К 14-30». В правой колонке таблицы есть пример этого: «Подготовить отчет по работе с клиентами за прошедший месяц (20 минут) - А1 дел. Ромашкова (К)». То есть задача представлена в результатно-ориентированном виде, есть бюджет времени на нее (бюджет на постановку задачи и контроль ее выполнения), указана важность дела, указано, что задача делегируется, указана фамилия человека, которому она делегирована и стоит пометка о контроле.

Задача вычеркивается только после того, как проведен контроль ее выполнения. Если же она требует контроля выполнения в будущем, то необходимо определить дату, когда потребуется провести контроль и, открыв соответствующую страницу в ежедневнике, сделать в нижней части страницы запись «на контроль» с указанием исполнителя и задачи. Пометки о контроле лучше делать другим цветом. При указании в ежедневнике бюджета времени на делегируемую задачу указывается бюджет времени, который необходим на качественную постановку задачи и контроль ее выполнения (если задача должна быть выполнена в тот же день, что и поставлена).

Учитывая приведенные правила, планирование дел в ежедневнике может иметь следующий вид (таблица).

Планирование дел в ежедневнике

Вторник, 16 августа

  • 9-00
  • 10-00
  • 11-00 Провести совещание по вопросу закупки новой оргтехники (40 минут) - В
  • 12-00
  • 13-00
  • 14-00 Встреча с директором ООО «Ромашка» Ивановым И.И. у него в офисе (2 часа с учетом дороги) - А2
  • 15-00
  • 16-00
  • 17-00
  • 18-00  
  • Напомнить Сидорову о необходимости погашения долга (5 минут) - «лягушка»
  • Узнать у Петрова результаты рассмотрения коммерческого предложения (10 минут) - В
  • Подготовить отчет по работе с клиентами за прошедший месяц (20минут) - А1 дел. Ромашкова (К)
  • Подготовить копии сертификатов и свидетельств для тендера ОАО «Заказчик» (10 минут) - В - «слон» участие в тендере
  • Выполнить в спортзале комплекс упражнений по программе № 2 (1,5 часа) -  В
  • На контроль
  • Цветиков - составление плана закупок на будущий месяц, задача от 12 авг. (10 минут) - В

Использование описанных правил работы с ежедневником потребует временных затрат, однако это не потери времени - это инвестиции в спокойную работу без авралов. Кроме того, практика показывает, что планирование дня в ежедневнике (с учетом записей разными цветами) будет отнимать не более 10-15 минут.

Инвестировав 10-15 минут на ежедневное планирование дел, можно сэкономить как минимум два-три часа, которые обычно уходят, если разбираться со всеми делами «по ходу». А потери времени при отсутствии планирования в среднесрочном и долгосрочном периоде значительно больше.

Вопросы при работе с ежедневником

При работе с ежедневником возникают два основных вопроса:

-  Как поступать с делами, которые повторяются достаточно часто с заранее известной периодичностью?

Например, подготовка отчета по четвергам каждую неделю или совещания-«оперативки» по вторникам. Если записать их на отдельном листе, вложенном в ежедневник, то есть вероятность в «горячий» день забыть про какую-то из повторяющихся задач. Если записывать каждую повторяющуюся задачу, то при еженедельном повторе придется сделать 52 записи на год.

Каждую повторяющуюся задачу (с указанием ее периодичности) можно записать на маленький цветной стикер, который приклеивается в ежедневник на страницу дня, когда задача должна быть выполнена первый раз в календарном году, а затем стикер просто переклеивается на следующую неделю. В итоге на постановку повторяющихся задач тратится минимум времени.

-  Как поступать, если намеченный в ежедневнике план на день требует изменений?

Если план требует корректив, то их нужно вносить. С помощью корректирующей жидкости или вклеивания нового листа в ежедневник. Записи в ежедневнике можно делать и карандашом. Так их будет проще изменить.

Как внедрить ежедневник в работу персонала

Любого руководителя, умеющего хорошо планировать и организовывать свое время, волнует вопрос о том, как научить этому своих сотрудников.

Для максимально эффективного внедрения использования ежедневников в компании важно соблюсти ряд правил.

Нужно, чтобы идеей грамотного планирования и использования времени был «заражен» руководитель. Личный пример лидера так или иначе перенимается его командой. Если же руководитель требует четкости и эффективности, а сам забывает о назначенных встречах и делах, не занимаясь планированием, то можно быть уверенным в том, что сопротивление сотрудников нововведениям, касающимся использования ежедневников, будет колоссальным.

Необходимо обучение тайм-менеджменту и работе с ежедневником. Иначе сотрудники будут использовать ежедневники как умеют - в лучшем случае как блокнот для записей, в худшем - как «заполнитель» пространства на рабочем столе. Обучением могут заниматься как штатные специалисты, так и приглашенные тренеры и консультанты. Также можно разработать краткую методичку (памятку) по работе с ежедневником и выдавать сотрудникам вместе с ним. Данная методичка может также быть размещена на сервере компании в ее Intranet сети.

Необходима мотивация, побуждающая сотрудников использовать ежедневники в работе. В качестве таковой может выступать, например, небольшая доплата за планирование дел с использованием ежедневника. Факт использования ежедневника в работе в этом случае должен проверять руководитель. Также возможно объявление конкурсов (например, ежеквартальных) с разными номинациями (например, «за самое наглядное планирование в ежедневнике», «за самое аккуратное ведение ежедневника», «за самое активное использование ежедневника» и т.п.) и денежными призами для победителей. В дополнение к финансовому стимулированию (а в ряде случаев и вместо него) можно использовать различные формы объявления публичных благодарностей и признания успехов. Среди них может быть награждение почетными грамотами, размещение фотографий на досках почета, публикация информации о передовиках работы с ежедневниками в корпоративной газете или журнале.

Ежедневник - это простой и доступный инструмент, который помогает управлять временем, используя его максимально эффективно. Планировать успех или жить по обстоятельствам - этот выбор каждый делает сам для себя.

Автор: Дудин Алексей, юрист, бизнес-консультант

Персональный сайт: www.adudin.ru
Представитель в Волгограде - Бюро кадровых технологий ООО "Стафгайд"
тел (8442) 97-85-94, coordinator@staffguide.ru
www.staffguide.ru

Статья ранее опубликована в журнале «Справочник по управлению персоналом» 2012, № 2

Бесплатные объявления России Главная | О журнале | Редакция | Партнеры
© 2007-2014 "Журнал руководителя"
Материалы сайта предназначены для лиц 18 лет и старше.